¿Comienzo como trabajador autónomo? Prudencia con los gastos de manutención y del vehículo

Tal vez una de las principales problemáticas con la que se encuentran los trabajadores autónomos en su relación con la Agencia Tributaria sea la inclusión o no de una relación de gastos en sus respectivas declaraciones trimestrales de IVA y de IRPF, y, en concreto, de los gastos referidos a las comidas y estancias fuera, como los relacionados con el vehículo con el que se desarrolla parte de la actividad, siendo estos los que generan un mayor número de reclamaciones, tanto por parte de la Hacienda como por parte del contribuyente.

Ante dudas sobre el tratamiento de estos gastos, siempre es recomendable acudir a un gestor o abogado especialidado, lo que evitará a priori quebraderos de cabeza y liquidaciones paralelas además de un tratamiento personalizado de la situación. No obstante, esperamos que estas líneas sirvan como punto de referencia y de información.

El primer error que se puede detectar con la inclusión de estos gastos en las declaraciones es que se traten de forma homogénea en el IVA y el IRPF los gastos, siendo evidente que la diferente normativa aplicable hace que el tratamiento de un gasto idéntico requiera un distinto tratamiento.

En relación con el IVA, el precepto de referencia es el art. 95 de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del impuesto que establece para los empresarios o profesionales la prohibición de deducir las cuotas soportadas o satisfechas por las adquisiciones o importaciones de bienes o servicios que no se afecten, directa y exclusivamente, a su actividad empresarial o profesional.

Y, ¿qué se entiende por un bien afecto a actividad en el IVA?

La normativa establece una descripción en negativo; no se entenderán afectos directa y exclusivamente a la actividad empresarial o profesional, entre otros:

1º. Los bienes que se destinen habitualmente a dicha actividad y a otras de naturaleza no empresarial ni profesional por períodos de tiempo alternativos.

2º. Los bienes o servicios que se utilicen simultáneamente para actividades empresariales o profesionales y para necesidades privadas.

3º. Los bienes o derechos que no figuren en la contabilidad o registros oficiales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo.

4º. Los bienes y derechos adquiridos por el sujeto pasivo que no se integren en su patrimonio empresarial o profesional.

5º. Los bienes destinados a ser utilizados en la satisfacción de necesidades personales o particulares de los empresarios o profesionales, de sus familiares o del personal dependiente de los mismos, con excepción de los destinados al alojamiento gratuito en los locales o instalaciones de la empresa del personal encargado de la vigilancia y seguridad de los mismos, y a los servicios económicos y socio-culturales del personal al servicio de la actividad.

No obstante el listado anterior, cabe la deducción de las cuotas soportadas por la adquisición, importación, arrendamiento o cesión de uso por otro título de los bienes de inversión que se empleen en todo o en parte en el desarrollo de la actividad empresarial o profesional, de acuerdo con las siguientes reglas:

Cuando se trate de bienes de inversión distintos de los comprendidos en la regla siguiente, en la medida en que dichos bienes vayan a utilizarse previsiblemente, de acuerdo con criterios fundados, en el desarrollo de la actividad empresarial o profesional.

Y a lo que aquí interesa:

Cuando se trate de vehículos automóviles de turismo y sus remolques, ciclomotores y motocicletas, se presumirán afectados al desarrollo de la actividad empresarial o profesional en la proporción del 50 por ciento, y al 100% los vehículos mixtos utilizados en el transporte de mercancías; los utilizados en la prestación de servicios de transporte de viajeros mediante contraprestación; los utilizados en la prestación de servicios de enseñanza de conductores o pilotos mediante contraprestación; los utilizados por sus fabricantes en la realización de pruebas, ensayos, demostraciones o en la promoción de ventas; los utilizados en los desplazamientos profesionales de los representantes agentes comerciales; y los utilizados en servicios de vigilancia.

En el caso de los vehículos del tipo turismo, es posible que el grado efectivo de utilización de los bienes en el desarrollo de la actividad empresarial o profesional si es diferente al 50% pueda ampliarse y sustituirse por un porcentaje mayor en concordancia al grado de utilización en el desarrollo de una actividad empresarial o profesional relacionada con la utilización del vehículo mayor, si bien requiere acreditación por medios distintos a su contabilización o la inclusión de los registros de la actividad empresarial o profesional.

Por lo tanto, respecto al IVA la conclusión es que puede alcanzarse es que en el caso de los automóviles que se empleen en todo o en parte en el desarrollo de la actividad empresarial o profesional, se presume una afectación a la citada actividad del 50%, mención a las excepciones indicadas conforme el destino y tipo del vehículo, y aplicando este porcentaje de deducción en su adquisición no habrá de generar controversia alguna o problemática con la Agencia Tributaria.

En relación con el IRPF lo primero a tener en cuenta será que para la posible inclusión de gastos deducibles habrá de determinarse el rendimiento neto de todas las actividades económicas con arreglo al régimen de estimación directa.

En lo que respecta a la deducibilidad de los gastos de manutención está condicionada por el principio de su correlación con los ingresos, de tal suerte que aquéllos respecto de los que se acredite que se han ocasionado en el ejercicio de la actividad, que estén relacionados con la obtención de los ingresos, serán deducibles, mientras que cuando no exista esa vinculación o no se probase suficientemente no podrían considerarse como fiscalmente deducibles en el IRPF de la actividad económica. Para su deducción deberán cumplir con requisitos de una correcta imputación temporal, de su registro en la contabilidad o en los libros registros así como estar convenientemente justificados mediante ticket (actual factura simplificada) o factura.

Ante la falssa creencia de que todos los gastos que se producen caben en la declaración de un autónomo para su deducción una prevención, aquellos que se consideren excesivos o desmesurados, respecto de los que, con arreglo a los usos y costumbres, puedan considerarse gastos normales, pueden considerarse como no deducibles.

La primera conclusión, sobre los gastos de manutención es que estos gastos se considerarán fiscalmente deducibles cuando vengan exigidos por el desarrollo de la actividad.

Por su parte, la deducibilidad de los gastos relacionados con el vehículo turismo quedará condicionada, como requisito previo, a que cada uno de los vehículos de donde proceden dichos gastos tenga la consideración de elemento patrimonial afecto a las actividades económicas desarrolladas.

De conformidad con la normativa del IRPF, se considerarán elementos patrimoniales afectos a una actividad económica desarrollada los bienes inmuebles en los que se desarrolle la actividad; los bienes destinados a los servicios económicos y socioculturales del personal al servicio de la actividad; y cualesquiera otros elementos patrimoniales que sean necesarios para la obtención de los respectivos rendimientos. No se entenderán afectados, y en este punto interesa especialmente, los que se utilicen simultáneamente para actividades económicas y para necesidades privadas, salvo que la utilización para estas últimas sea accesoria y notoriamente irrelevante, es decir aquellos que se destinen al uso personal del contribuyente en días u horas inhábiles durante los cuales se interrumpa el ejercicio de dicha actividad.

De acuerdo con lo anterior un vehículo, mixto o turismo, sólo se entendería afectado a las actividades económicas desarrolladas si se utilizase exclusivamente en las mismas. Sólo en este supuesto podrán deducirse en el IRPF los gastos ocasionados en su adquisición como los costes y gastos ocasionados por su utilización del tipo a combustible, reparaciones, seguro, etc.

Por lo tanto, y como segunda conclusión en referencia al tratamiento de los vehículos en el IRPF, solo en el caso de que los vehículos estén afectos a la actividad y se utilicen en exclusiva, es decir, que no  sean utilizados para otros fines, los mismos tendrán la consideración de afectos a la actividad económica y deducibles en la determinación del rendimiento neto por medio de amortizaciones, así como los gastos derivados de su utilización. En caso contrario, no procederá deducción de los gastos de adquisición y los derivados de su uso, no siendo posible la aplicación de porcentajes en clara diferencia con el tratamiento de los indicados en el IVA.