Desde hace unos días, todas las personas jurídicas (sociedades mercantiles, cooperativas, asociaciones…) están recibiendo una comunicación informativa de la AEAT relativa al Reglamento VERI*FACTU que, lejos de aclarar la enorme confusión generada entre los autónomos y pymes españoles, incluye información inexacta por incompleta al asumir que todos ellos utilizan sistemas informáticos de facturación (SIF) de los que resultan afectados por dicha nueva normativa, y sin explicar –ni siquiera deslizar mediante una simple nota al pie de página- que los autónomos y pymes pueden escapar de dichas nuevas obligaciones. Tampoco el folleto que se adjunta a la comunicación incluye dicha explicación.
La redacción de los dos primeros párrafos de la comunicación resulta deliberadamente ambigua:
“El próximo 1 de enero de 2026 finaliza el plazo de que disponen las entidades que tributan en el Impuesto sobre Sociedades y que no estén acogidas al Suministro Inmediato de Información (SII), para adaptar sus sistemas informáticos de facturación (SIF) a las características y requisitos dispuestos en el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, y en su normativa de desarrollo.
Estando esa entidad obligada a presentar declaración del Impuesto sobre Sociedades, nos dirigimos a usted para recordarle la obligación de adaptación de los SIF a la normativa mencionada.”
Frente a tan contundente mensaje y tan apremiante fecha de entrada en vigor se hace necesario un ejercicio de claridad y un mensaje de tranquilidad a los autónomos y pymes:
1º) La obligación de utilizar sistemas informáticos de facturación (SIF) adaptados y certificados (y la de incluir un código QR en las facturas emitidas a través de dichos sistemas) NO afecta a todos los autónomos y pymes, y de hecho TODOS ellos pueden escapar de esas nuevas obligaciones, bastando con que facturen mediante cualquiera de las siguientes modalidades:
• En papel o talonarios de papel (bien en blanco, bien preimpreso con el membrete y datos del negocio), cumplimentando los datos de cada factura de forma manuscrita o con máquina de escribir, y archivando una copia o fotocopia en papel de cada factura emitida.
• Mediante el uso de un programa informático procesador de texto –tipo Word-, cumplimentando los datos de cada factura en el ordenador, y luego imprimiendo la factura en papel (y archivando cada factura en un archivo informático en formato p.ej. .doc), o generando un archivo informático en formato p.ej. .pdf (que se puede archivar, imprimir o remitir al cliente vía correo electrónico), pero siempre que la generación de la factura termine ahí (emisión + conservación), es decir, siempre que NO se utilice el programa procesador de texto para realizar otras tareas ni para interactuar con otros programas (como p.ej. un programa de contabilidad, remitiendo la factura a dicho otro programa y generando en este asientos contables).
• Mediante el uso de un programa informático de hoja de cálculo –tipo Excel-, cumplimentando los datos de cada factura en el ordenador, y luego imprimiendo la factura en papel (y archivando cada factura en un archivo informático en formato p.ej. .xls), o generando un archivo informático en formato p.ej. .pdf (que se puede archivar, imprimir o remitir al cliente vía correo electrónico), pero siempre que la generación de la factura termine ahí (emisión + conservación), es decir, siempre que NO se utilice el programa de cálculo para realizar otras tareas ni para interactuar con otros programas (como p.ej. un programa de contabilidad, remitiendo la factura a dicho otro programa y generando en este asientos contables).
Así lo ha tenido que reconocer la Dirección General de Tributos (DGT), p.ej. en sus consultas tributarias vinculantes (véanse p.ej. las consultas vinculantes V0058-25, de 3 de febrero y V0073-25, de 3 de marzo), y de forma aún más clara en la información de Preguntas frecuentes sobre los SIF y VERI*FACTU disponible en la web de la AEAT:
“Expido TODAS mis facturas de forma manual: ¿me afecta el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación?
En el caso de que la facturación se produzca de forma manual, por talonarios o escribiendo sobre los mismos a mano o a máquina, no le afectaría el RRSIF porque no utiliza NINGÚN sistema informático de facturación (SIF) para expedir sus facturas.”
“Si uso hojas de cálculo (Excel, Numbers, etc.) o procesadores de texto (Word, Apple Pages, etc.): ¿me afecta el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación?
El reglamento no le afectará si los procesadores de texto o las hojas de cálculo se utilizan exclusivamente para:
• Introducir los datos de las facturas.
• Expedir e imprimir las facturas.
• Conservar la información de facturación.
Por el contrario, sí estará sujeto al reglamento y se considerará un sistema informático de facturación si, además de las funciones anteriores, se utiliza para procesar la información de facturación contenida en el programa para generar directamente los libros registros de IVA, los libros registro de IRPF, la contabilidad, o cualquier otro resultado que se utilice para el cumplimiento voluntario de obligaciones tributarias.
Por ejemplo, si un usuario utiliza una hoja de cálculo Excel para generar simples listados de facturas emitidas, incluyendo sumatorios o el uso de otras reglas de cálculo, no le afectará el Reglamento. Pero si la utiliza programando una Macro, para generar el libro registro de facturas expedidas, su hoja de cálculo sí se considerará un sistema informático de facturación y, por lo tanto, deberá cumplir con los requisitos del Reglamento.”
Pues bien, ni la comunicación de la AEAT ni su folleto adjunto hacen referencia alguna a dichas Consultas de la DGT ni tampoco a dicha Pregunta Frecuente, en un ejercicio consciente de ocultación, pues obviamente a la AEAT le interesa que, aunque sea por desconocimiento o temor, cuantos más autónomos y pymes cumplan los requerimiento de VERIFACTU y le permitan disponer de más y más información tributaria en tiempo real.
Luego la AEAT se enfada y publica notas de prensa críticas cuando algún despacho profesional de abogados le saca lo colores por su forma de actuar.
2º) Por otra parte, aunque la comunicación de la AEAT no hace referencia a ello, conviene aclarar también que la obligación de factura electrónica entre empresarios NO entra en vigor de forma inminente. De hecho, a día de la fecha no se conoce ni puede aún estimarse cuándo entrará en vigor, ni si afectará o no a todos los autónomos y pymes.
Por sorprendente que pueda resultar, lo cierto y verdad es que la obligación de facturación electrónica para todas las facturas emitidas entre empresarios y profesionales (B2B –business to business-), fue impuesta por una norma legal –la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas- que a día de hoy NO ha entrado en vigor –y, por tanto, no produce ni puede producir ningún efecto jurídico-.
Además, el Reglamento de facturación electrónica NO ha sido aprobado aún y, por tanto, NO existe aún fecha prevista de entrada en vigor de las nuevas obligaciones de facturación electrónica. La última estimación disponible determina su entrada en vigor: (i) para empresarios y profesionales con facturación anual superior a 8 millones de euros, a los 12 meses de la fecha de aprobación de dicho Reglamento, lo que muy probablemente nos llevaría a una fecha no anterior al 1-1-2027; y (ii) para el resto de empresarios y profesionales, a los 24 meses de la fecha de aprobación de dicho Reglamento, lo que muy probablemente nos llevaría a una fecha no anterior al 1-1-2028.
