En la práctica forense civil es muy frecuente que, junto con la demanda y la contestación de los letrados, aportemos fotocopias de los documentos y no los originales, lo cual puede obedecer a muchas razones: no disponer de los mismos, los hemos extraviado, que se encuentren en poder de un tercero, que los originales ya estén incorporados a un previo o simultáneo proceso judicial o administrativo (supuesto en el cual se podía y debería haber pedido previamente el desglose, cosa que muchas veces no hacemos) o, finalmente, que no nos queramos desprender de los originales o que, dado a las nuevas tecnologías, solo dispongamos de los documentos escaneados o de los pdf del original.
Cuando ello acontece, surgen de inmediato una serie de preguntas:
Dejamos a un lado la aportación de documentos, modelos o impresos exigidos por leyes especiales a los que hace referencia el art. 266 LEC en sus diferentes apartados (certificaciones y testimonios de finalización del proceso, documentos justificativos de derecho de alimentos, principio de prueba de retractos y consignación del precio, documentos fehacientes de sucesión mortis causa o aquellos que exige la ley para admitir demandas: por ejemplo el modelo 696 de la tasa o los resguardos de depósito), donde parece indubitada la respuesta, deben aportarse originales.
Igualmente, dejaremos al margen la aportación de otros documentos exigidos en declarativos por materia o en procesos especiales como son facturas, albaranes y el resto de documentos de los arts. 812 y 814 para el monitorio (aquí el tema es polémico y respecto del cual ya me pronuncié en un post anterior); la letra de cambio, cheque y pagaré del art. 819 LEC en el cambiario; las certificaciones y convenios de los arts. 770.1 y 777.1 en los procesos matrimoniales; la certificación literal del RP del art. 439.2.3 en el juicio verbal de protección de derechos reales inscritos; las certificaciones y requerimientos del art. 439.2.4 en los verbales de venta de bienes muebles a plazo y leasing y otros muchos… En todos ellos solemos ser conscientes de que hay que aportar el original o la certificación correspondiente ab initio y sabemos que incluso nos jugamos la inadmisión.
Pero pensemos en un proceso general: por ejemplo, un desahucio en el que se aporta fotocopia del contrato de arrendamiento o en cualquier otro proceso en el que simplemente se aporta fotocopia de la factura o del documento acreditativo de la relación jurídica. ¿Es ello suficiente?
El punto de partida es la regulación legal contemplada en la LEC, cuyos preceptos más relevantes a tener en cuenta son la aportación en su art. 264 (documentos procesales), art. 265 (documentos y otros escritos y objetos relativos al fondo del asunto), art. 266 (documentos exigidos en casos especiales); la forma de presentación en el art. 267 (forma de presentación de los documentos públicos) y en el art. 268 (forma de presentación de los documentos privados) y las consecuencias de la falta de presentación, preclusión y excepciones en su arts. 269 a 272. Igualmente, en su Capítulo IV (arts. 273 a 275), regula las copias de escritos y traslados, y, en los que a este post interesa, el valor probatorio de las copias y el cotejo (arts. 326 y ss).
Distingamos las siguientes hipótesis:
a) Las partes aportan originales de los documentos, tanto públicos como privados.
En este caso no hay problemas especiales a resaltar, teniendo en cuenta la fuerza probatoria que les atribuyen los arts. 318 y 319 (documentos públicos) y 325 y 326 (documentos privados).
Ahora bien, partamos de una premisa: dicho original estará normalmente en los autos que están en el Juzgado y nosotros solo habremos visto la copia del documento original aportado de la que se nos habrá dado traslado, ya sea por el Juzgado o por el Procurador contrario, porque ¿cuántos letrados vamos al Juzgado a ver esos originales? Sinceramente, muy pocos lo hacen y yo no estoy entre ellos.
El tema se complicaría si el documento original, público o privado, se impugnara, pero hay que precisar porque de todos es sabido que la impugnación que suelen permitir los Juzgados en la audiencia previa (art. 427) es una impugnación muy grave relativa a falsedad que encajaría más bien en posibles ilícitos penales y no a la simple discrepancia con su valor.
Imaginemos que se señalara que la certificación o la escritura aportada está manipulada, ello abocaría a que su Señoría nos preguntara si hay proceso penal abierto o a posibles actuaciones de cotejo con originales, libros, expedientes…
b) Las partes aportan fotocopias de los documentos privados o una copia simple del documento público
Como se ha indicado, salvo procesos especiales o documentos específicos, esta es un opción perfectamente legítima porque se permite en la Ley tanto para los públicos como para los privados.
1. Forma de presentación
Públicos (art. 267)
“Cuando sean públicos los documentos que hayan de aportarse conforme a lo dispuesto en el artículo 265, podrán presentarse por copia simple, ya sea en soporte papel o, en su caso, en soporte electrónico a través de imagen digitalizada incorporada como anexo que habrá de ir firmado mediante firma electrónica reconocida y, si se impugnara su autenticidad, podrá llevarse a los autos original, copia o certificación del documento con los requisitos necesarios para que surta sus efectos probatorios”.
La Ley parte de una premisa y es que, tratándose de documentos públicos, aunque lo ideal sea siempre aportar el original, le da igual la copia porque sabe que normalmente siempre va a existir un archivo o un registro de donde se va poder pedir el original o una copia o certificación. Aquí los Letrados barajamos siempre varias opciones: el coste o no de pedirlo, si es público y se puede acceder fácilmente a él o no y los tiempos de gestión de la solicitud.
Por otro lado, nunca se debe perder de vista que el art. 265.2 LEC distingue si el archivo, protocolo o registro es público o no y si se puede acceder o no y pedir copias, porque si la respuesta es afirmativa se debe obtener la copia y aportarla, siendo conveniente indicar por medio de OTROSÍ el archivo, protocolo o registro donde se encuentra para caso de impugnación porque si no se aporta habría precluido su posible aportación.
Por el contrario, si es un documento oficial del que no se tiene copia y tampoco acceso al Registro el art. 265.2 obliga a pedir por medio de OTROSÍ se librara el OFICIO correspondiente para que se incorpore al proceso y ello obligará a insistir sobre la solicitud en distintos estadios procesales.
Privados (art. 268)
En el caso de los privados determina la Ley:
En este caso llama la atención como la Ley opta, en primer lugar, por los originales como primera opción, pero nunca excluyente porque, a continuación, en el número dos, abre paso a la fotocopia que equipara al original, siempre que no sea impugnada. Y aquí habría que preguntarse: ¿una parte que tenga el original puede guardárselo y aportar una fotocopia? Y ustedes dirán ¿para qué? Pues, por ejemplo, para darle otros usos y no tener que estar pidiendo desgloses, o por otros muchos motivos. ¿O la ley estaba pensando solo en que el original lo tuviera un tercero? Yo creo que no. En el mundo jurídico sabemos lo valiosos que son los originales y tendemos a reservarlos.
Pero, desde luego, él valida la fotocopia y así se constata en la regulación de la prueba.
2. Impugnación
Igualmente la norma prevé la impugnación distinguiendo entre documentos públicos y privados.
Públicos (art. 320)
Si se impugnase la autenticidad de un documento público, para que pueda hacer prueba plena se procederá de la forma siguiente:
1.º Las copias, certificaciones o testimonios fehacientes se cotejarán o comprobarán con los originales, dondequiera que se encuentren.
2.º Las pólizas intervenidas por corredor de comercio colegiado se comprobarán con los asientos de su Libro Registro.
El cotejo o comprobación de los documentos públicos con sus originales se practicará por el Secretario Judicial, constituyéndose al efecto en el archivo o local donde se halle el original o matriz, a presencia, si concurrieren, de las partes y de sus defensores, que serán citados al efecto.
Cuando de un cotejo o comprobación resulte la autenticidad o exactitud de la copia o testimonio impugnados, las costas, gastos y derechos que origine el cotejo o comprobación serán exclusivamente de cargo de quien hubiese formulado la impugnación. Si, a juicio del tribunal, la impugnación hubiese sido temeraria, podrá imponerle, además, una multa de 120 (20.000 ptas.) a 600 euros (100.000 ptas.).
Privados (art. 326 y 334)
Dispone el art. 326:
Los documentos privados harán prueba plena en el proceso, en los términos del artículo 319, cuando su autenticidad no sea impugnada por la parte a quien perjudiquen.
Cuando se impugnare la autenticidad de un documento privado, el que lo haya presentado podrá pedir el cotejo pericial de letras o proponer cualquier otro medio de prueba que resulte útil y pertinente al efecto.
Si del cotejo o de otro medio de prueba se desprendiere la autenticidad del documento, se procederá conforme a lo previsto en el apartado tercero del artículo 320. Cuando no se pudiere deducir su autenticidad o no se hubiere propuesto prueba alguna, el tribunal lo valorará conforme a las reglas de la sana crítica.
Cuando la parte a quien interese la eficacia de un documento electrónico lo pida o se impugne su autenticidad, se procederá con arreglo a lo establecido en el artículo 3 de la Ley de Firma Electrónica.
Añade el art. 334
Si la parte a quien perjudique el documento presentado por copia reprográfica impugnare la exactitud de la reproducción, se cotejará con el original, si fuere posible y, no siendo así, se determinará su valor probatorio según las reglas de la sana crítica, teniendo en cuenta el resultado de las demás pruebas.
Lo dispuesto en el apartado anterior de este artículo también será de aplicación a los dibujos, fotografías, pinturas, croquis, planos, mapas y documentos semejantes.
El cotejo a que el presente artículo se refiere se verificará por el Secretario Judicial, salvo el derecho de las partes a proponer prueba pericial.
3. Valoración de la fotocopia
En relación con las fotocopias, ya con anterioridad a la entrada en vigor de la nueva Ley de Enjuiciamiento Civil existía un cuerpo de doctrina del Tribunal Supremo acerca de su valor probatorio en el sentido de que esas reproducciones de documentos, cuando se niegue su contenido precisan de la cumplida adveración, pero ello sin perjuicio de que su contenido, si no ha sido demostrada su falsedad, pueda ser tenido por acreditado por el Tribunal con una valoración conjunta de la prueba.
Y ello es así porque es importante distinguir:
1. La aceptación o reconocimiento de la fotocopia de un documento privado que releva a la parte favorecida de la prueba de su contenido.
2. La valoración concreta de ese contenido, que si es realizada por el Juzgador conjugándolo con el resultado del conjunto de medios probatorios que le permitirá llegar a la conclusión acerca de la veracidad o inveracidad de lo expresado en el propio documento.
Esta doctrina jurisprudencial anterior ha sido hoy plasmada en el invocado art. 334 LEC que dispone que «si la parte a quien perjudique el documento presentado por copia reprográfica impugnare la exactitud de la reproducción, se cotejará con el original, si fuere posible y, no siendo así, se determinará su valor probatorio según las reglas de la sana crítica, teniendo en cuenta el resultado de las demás pruebas«.
El mismo Tribunal Supremo, si bien en un primer momento se había pronunciado en el sentido de negar valor probatorio a las fotocopias no adveradas (Sentencias de 6 de abril de 1988, de 26 de febrero de 1992, de 20 de junio de 1997, de 9 de enero de 2000 y de 23 de septiembre de 2003), en la más reciente jurisprudencia ya admite la valoración de las fotocopias en unión con otros elementos de juicio, aunque no hubiesen sido adveradas ni cotejadas con sus originales, acomodando su doctrina al criterio legal contenido en el art. 334 de la Ley de Enjuiciamiento Civil sobre el valor probatorio de las copias reprográficas.
– STS, Sala Primera, de lo Civil de 12 de diciembre de 2012 y de 14 de julio de 2006, señalando esta última: “Es cierto que esta Sala ha tenido ocasión de reiterar que las fotocopias no adveradas ni cotejadas con sus originales carecen de fuerza probatoria respecto de su contenido (Sentencia de 22 de enero de 2001 ), pero no lo es menos que ha venido señalando que el Tribunal de instancia, en uso de su soberanía en la apreciación de la prueba, puede valorar las fotocopias en unión de otros elementos de juicio y por ello no se impide su conjugación o valoración con otras pruebas (Sentencias de 30 de marzo de 1982, 15 de octubre de 1984, 23 de mayo de 1985, 18 de julio de 1990, 4 de septiembre de 1997, 19 de enero y 1 de junio de 2000, 6 de abril de 2001, 27 de septiembre de 2002, 20 de mayo de 2004 , etc.)”.
En conclusión, la aportación de la fotocopia es válida y su impugnación dará lugar a su cotejo con el original y, si este no es posible o no se hace, ello no impide su valoración conjunta con otros medios probatorios.