- La presentación de demandas y escritos principales en formato OCR
Cuando el Letrado acaba la redacción de las demandas y otros escritos en word o utilizando el procesador de textos correspondiente, el siguiente paso suele ser convertir ese word en pdf y firmarlo para su envío al Procurador.
Ahora bien, ¿se requiere un formato específico? La exigencia de OCR.
Para muchos serán desconocidas las siglas OCR que se corresponde con el anglicismo “Optical Character Recognition” y que es una herramienta que permite digitalizar textos.
Esta herramienta es capaz de identificar imágenes, símbolos o caracteres en diferentes idiomas y digitalizarlos de forma rápida y eficiente. Por ejemplo, si quieres pasar a una versión digital y editable un póster o cualquier documento que contenga texto e imágenes, el OCR es lo que necesitas. Pero ¿Dónde se exige a los escritos que se presentan en los Juzgados?
- Regulación de la exigencia de OCR
El punto de arranque fue la Ley 18/2011, de 5 de julio, reguladora del uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia (SP/LEG/7720) posteriormente derogada por el Real Decreto-ley 6/2023, de 19 de diciembre (SP/LEG/41655) que impuso a los profesionales el uso obligatorio de las NNTT.
Dicho Real Decreto-Ley reforzó este marco al establecer la obligación general de que todos los documentos y actuaciones se presenten en formato electrónico para su incorporación al expediente judicial electrónico.
Aunque el mismo no menciona explícitamente el OCR en su texto, delega en el Comité Técnico Estatal de la Administración Judicial Electrónica la adopción de normativa técnica para regular formatos y estándares, donde se incluyen y actualizan especificaciones como el OCR.
Desde el punto de vista práctico, la norma reglamentaria fundamental que regula las comunicaciones electrónicas y establece la obligación del formato OCR es el Real Decreto 1065/2015, de 27 de noviembre, sobre comunicaciones electrónicas en la Administración de Justicia (SP/LEG/18877).
Este real decreto, por un lado, establece en su artículo 5, la obligación para abogados, procuradores y otros profesionales de utilizar los sistemas electrónicos existentes para la presentación de escritos y documentos determinando:
“1. Todos los Abogados, Procuradores, Graduados Sociales, Abogados del Estado, Letrados de las Cortes Generales, de las Asambleas Legislativas y del Servicio Jurídico de la Administración de la Seguridad Social, de las demás Administraciones Públicas, de las Comunidades Autónomas o de los Entes Locales, así como los Colegios de Procuradores y administradores concursales tienen la obligación de utilizar los sistemas electrónicos existentes en la Administración de Justicia para la presentación de escritos y documentos y para la recepción de actos de comunicación.
- Asimismo, los sistemas electrónicos de información y comunicación, al igual que el resto de sistemas informáticos puestos al servicio de la Administración de Justicia, deben ser usados obligatoriamente para el desempeño de su actividad por todos los integrantes de los órganos y oficinas judiciales y fiscales”.
Añade el Art. 17 Operativa funcional del sistema en las presentaciones, traslado, comunicaciones y notificaciones electrónicas:
“2. El usuario podrá incorporar, además del documento electrónico principal, en el que se contenga el propio acto procesal objeto de transmisión, otros anexos, uno por cada uno de los documentos electrónicos que se deban acompañar. El usuario podrá visualizar los documentos electrónicos incorporados como anexos, a efectos de comprobación, antes de proceder a su envío…”
Por otro lado, su Anexo IV especifica los formatos de documentos admitidos, disponiendo que el escrito o documento principal de cualquier envío debe presentarse en formato PDF/A con la característica OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) y firmado electrónicamente y determina toda una serie de obligaciones para los letrados.
Concretamente determina:
“5. El escrito o documento principal del envío deberá ser presentado en el formato PDF/A con la característica OCR (reconocimiento óptico de caracteres), es decir, deberá haber sido generado o escaneado con software que permita obtener como resultado final un archivo en un formato de texto editable sobre cuyo contenido puedan realizarse búsquedas y deberá ir firmado electrónicamente con la firma o firmas de los profesionales actuantes.
- Los documentos que se adjunten a los escritos procesales, deberán ser presentados según su contenido en alguno de los formatos que la Guía de Interoperabilidad y Seguridad de Catálogo de Estándares y la Guía de Interoperabilidad y Seguridad del Documento Judicial Electrónico establezcan para este cometido. Hasta entonces se recomiendan los siguientes:.pdf,.rtf,.jpeg,.jpg,.tiff,.odt,.zip.
Los documentos que sólo contengan texto deberán ser presentados, principalmente, con las características descritas en el número anterior.
Los archivos comprimidos.zip sólo podrán contener documentos de los formatos:.pdf,.rtf,.jpeg,.jpg,.tiff,.odt.
En ningún caso se podrán remitir a través de LexNET archivos de audio, video o zip comprimido que contenga archivos en formatos distintos de los anteriormente citados.
Los documentos adjuntos deberán remitirse individualizados en tantos archivos digitales como documentos sean los que deban componer el envío. No es posible remitir un único pdf que contenga todos los documentos.
En el momento de su generación en el proceso de escaneado, los documentos serán nombrados de forma descriptiva. El nombre deberá ir precedido del número cardinal correspondiente al lugar u orden que ocuparán al ser anexados o adjuntados en el envío a realizar. Deberá incluirse su clase y breve descripción, sin que sirva únicamente una alusión genérica o numeral”.
La Sentencia de Tribunal Constitucional, Sala Pleno de fecha 17/01/19 (SP/SENT/986455) avaló la validez y eficacia de las comunicaciones y notificaciones realizadas a través del sistema LexNET, que es la plataforma que exige el cumplimiento de los formatos como el OCR.
Igualmente, el RD aconsejaba:
“8. Los dispositivos de digitalización o escaneado que sean utilizados para la transformación en documentos digitalizados de los obrantes en papel y que se adjunte a los escritos y actos de comunicación procesales, se configurarán con las características que la Guía de Interoperabilidad y Seguridad de Digitalización establezca. Hasta su publicación se recomienda:
- a) Activar la Resolución del Escáner a 200×200.ppp o, en su defecto, la mínima que permita el dispositivo.
- b) Seleccionar tipo de salida de documento PDF/A.
- c) Seleccionar tipo de salida: un solo documento.
- d) Activar el OCR (Reconocimiento de Caracteres).
- e) Seleccionar el color de Salida Negro.
Únicamente se utilizarán características de color, cuando el contenido de la información a adjuntar así lo requiera”.
Esta exigencia además se ha concretado en algunas Circulares e instrucciones como es por ejemplo la Circular de Servicio Informativa 1/2019, de la Secretaria de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia de Asturias que estableció expresamente que tanto los escritos como los documentos adjuntos han de presentarse en el mencionado formato.
Estas exigencias a veces son olvidadas por los Letrados y/o Procuradores surge rápidamente una pregunta¿cuál debe ser la consecuencia?¿son defectos subsanables?
- Incumplimiento y consecuencias
El Art. 273 LEC obliga a los profesionales de la justicia a presentar los escritos y documentos haciendo uso de los sistemas telemáticos y electrónicos que tenga establecidos la Administración de Justicia con constancia de la remisión y recepción y de la fecha en que acontecieren, e identificando el expediente a que se refieren.
Lo cierto es que ya son muchas las resoluciones que Audiencias que analizan este incumplimiento y sus consecuencias. Examinando las mismas podemos extraer las siguientes conclusiones:
A.- Es causa de inadmisión si no se atiende a la subsanación. SAP Coruña, Sec. 3.ª del 27 de septiembre de 2023, 351/2023, Recurso:447/2023 (SP/SENT/1273321) “el letrado de la Administración de Justicia requirió para su subsanación por término de cinco días. Requerimiento que no fue atendido. Por lo que se impone la inadmisión en acatamiento al mandato legal. No es posible una cadena de requerimientos de subsanación”.
AAP Valladolid, Sec. 3.ª del 17 de febrero de 2023, 33/2023, Recurso: 1425/2022 (SP/AUTRJ/1273326) exige terminantemente a los Abogados y Procuradores estar al día o pedir ayuda informática y determina “A tales especificaciones de las nuevas tecnologías han de adaptarse los profesionales del derecho que actúan ante los Tribunales y darles el debido cumplimiento por imperativo legal, requiriendo al efecto en su caso el auxilio de profesionales informáticos si es que, pese al tiempo transcurrido desde la implantación de las nuevas tecnologías, no poseen los imprescindibles conocimientos sobre tal materia y sin que tal desconocimiento pueda enervar dicha obligación. Ninguno de estos defectos fue subsanado por el demandante, pudiendo hacerlo en el plazo que le fue concedido, con lo cual entendemos correcta la decisión de tener por no presentados los documentos en cuestión que no se ajustan a dichas especificaciones y la consiguiente inadmisión a trámite de la demanda. Rechazamos en su consecuencia el recurso y confirmamos la resolución apelada”.
B.- La inadmisión de plano puede afectar a la tutela judicial efectiva. AAP de Madrid, Sec. 13.ª de 31 de julio de 2025, 374/2025, Recurso:952/2024, (SP/AUTRJ/1273323) resuelve:
“Conforme establece el artículo 403 de la propia LEC, las demandas sólo se inadmitirán en los casos y por las causas expresamente previstas en la Ley de Enjuiciamiento Civil.
Por consiguiente, la inadmisibilidad a trámite de una demanda, en la medida en que afecta a la vertiente de acceso a la jurisdicción del derecho a la tutela judicial efectiva proclamada en el artículo 24 de la Constitución Española, es un supuesto excepcional que tan sólo puede decretarse cuando concurran los motivos que estén expresamente previstos y tasados en la Ley procesal civil.
En este sentido cabe señalar que el derecho a la tutela judicial efectiva supone, con base en el principio «pro actione» y tal y como tiene reiteradamente declarado el Tribunal Constitucional (TC), que dicho derecho fundamental impide establecer mayores o diferente cargas procesales que aquellas legalmente previstas y, en todo caso, impone a los Tribunales la obligación de remover y/o subsanar los obstáculos procesales evitando cualquier interpretación rigorista que impida la tutela judicial efectiva que garantiza el artículo 24 de la Constitución . Así, conforme a la doctrina emanada del Tribunal Constitucional, dicho principio se opone a toda interpretación de los requisitos de procedibilidad que carezca de motivación o sea arbitraria, irrazonable o incursa en error patente, imponiendo asimismo la prohibición de las decisiones de inadmisión que por su rigorismo, por su formalismo excesivo o por cualquier otra causa muestren una palpable desproporción entre los fines que se pretenden preservar y la consecuencia de cierre del proceso ( por todas, por ejemplo y entre otras muchas, las SSTC 28/2005de 14 febrero 28 ) ; 12/2017, de 30 enero ; 129/2010 de 21 diciembre; 121/2019 de 28 de octubre ,y 85/2020 de 20 de julio”.
C.- La exigencia afecta sólo al documento principal no a otros documentos que se acompañan a la demanda. Así lo determina el AAP Madrid, Sec. 14.ª del 21 de noviembre de 2024, 398/2024, Recurso: 517/2024 (SP/AUTRJ/1273324) que concreta la exigencia: “La interpretación literal del punto 5 del Anexo IV del Real Decreto 1065/2015, de 27 de noviembre, sugiere que la referencia al «escrito o documento principal del envío» tiene un significado específico y limitado dentro del contexto del Real Decreto. Por cuanto que el Anexo excluye claramente su aplicación a todo el conjunto de documentos presentados simultáneamente por las partes con el escrito principal. Además, el artículo 17.2 del Real Decreto deja claro que se refiere únicamente al documento electrónico principal que contiene «el propio acto procesal objeto de transmisión». Incluso el vigente art. 273.4 LEC, en la redacción dada por el Real Decreto-ley 6/2023, de 19 de diciembre, circunscribe al «escrito principal» la adaptación a lo establecido en la Ley reguladora del uso de las tecnologías en la Administración de Justicia.
Por tanto, la exigencia reglamentaria de presentación de documentos en el formato PDF/A con la característica OCR está limitada al escrito o documento principal del envío, que en nuestro caso es el escrito de demanda. Nada más. Esto implica que no está justificado exigir que los documentos anexos sean también presentados en formato PDF/A con OCR, al menos no con el mismo nivel de obligatoriedad que se establece para el «escrito o documento principal del envío». De hecho, el apartado 6 del Anexo IV suaviza el requisito formal respecto a los documentos anexos, indicando que aquellos que solo contengan texto deben presentarse preferentemente con las características descritas en el apartado anterior, pero también en los formatos pdf, rtf, jpeg, jpg, tiff y odt”.
A su vez, esta resolución, cita otras muchas (Sentencia 163/2021, de 31 de marzo, de la Sección 1ª de la Sala de lo Contencioso Administrativo del TSJ de Canarias; Auto 40/2024, de 13 de marzo, de la Sección 4ª de la Audiencia Provincial de A Coruña; Auto 32/2024, de 7 de febrero, de la Sección 5ª de la Audiencia Provincial de Alicante). Sin embargo, reconoce igualmente que también existe la opinión contraria.
No se exige el formato igualmente en escritura de poder acompañada a la demanda en el AAP Alicante, Sec. 5ª, de mayo de 2023, 87/2023, Recurso: 245/2023, (SP/AUTRJ/1273320) “En el presente caso, tratándose de una escritura de poder, donde figuran sellos, firmas manuscritas, etc., siendo que sólo dicha escritura se ha presentado en formato distinto al exigido y no constando que el documento deba en este procedimiento ser objeto de un tratamiento que precise de las funciones propias de la característica OCR, no procede la inadmisión de la demanda por esa causa, debiendo tenerse por aportado. Se ha de estimar, en consecuencia, el recurso interpuesto, dejando sin efecto la resolución recurrida”.
D.- El órgano judicial puede comprobar en el expediente judicial estas características, si es un simple pdf y no cumple con las exigencias de OCR y decretar que la subsanación no se hizo correctamente. Así lo señaló El AAP Oviedo, Sec.4ª del 25 de septiembre de 2025,126/2025 Recurso: 390/2025 (SP/AUTRJ/1273325) que señala: “TERCERO.-En nuestro caso la mercantil demandante dio respuesta a los dos requerimientos que se le hicieron reiterando la presentación documental y el examen del expediente digital así lo acredita. Ahora bien, ella alega, como lo hizo en la instancia, que los documentos ya se han presentado en el formato correcto y para acreditarlo aporta un «pantallazo», como ya lo hizo en la instancia más ampliamente, de uno de los documentos, en el que se constata, así se dice, que el formato es el de un texto editable que permite realizar búsquedas, que es una característica propia del formato documental exigido. Si embargo una vez examinado el expediente digital y, en especial, los justificantes de LexNET referidos a la presentación de documentos, y una vez examinadas las propiedades de cada documento presentado en las distintas ocasiones, se puede comprobar que todos ellos están remitidos en el mismo formato «PDF», sin más. En ningún momento se especifica que los documentos presentados cada vez sean PDF/A-OCR o cualquier otro formato distinto de «PDF». En consecuencia las dos subsanaciones fueron incorrectas porque en ninguna de esas dos ocasiones se les dio a los documentos remitidos un formato con las especificaciones técnicas establecidas. Y, en aplicación del mencionado Art. 273 LEC, no puede tenerse por subsanado el defecto. El recurso se desestima.
E.- A veces, aunque no sean en formato PDF-A OCR, se debe admitir la demanda cuando son perfectamente legibles permitiendo su copiado y traslado a otros documentos. Así lo acordó el AAP de Madrid, Sec. 13.ª de 31 de julio de 2025, 374/2025, Recurso:952/2024, (SP/AUTRJ/1273323) que frente a la inadmisión del Juzgado admitió la presentación en un solo documento al resultar legible y determinó: “Se comprueba que tanto la demanda como la totalidad de los documentos que la acompañan, aunque se encuentran aportados al expediente electrónico en el mismo formato PDF y no en PDF-A OCR, son perfectamente legibles, permiten su copiado y traslado a otro documento editable, reuniendo las mismas características que los documentos que conforman la totalidad de los miles de expedientes que obran ente esta Sala procedentes de la totalidad de los juzgados de la provincia”. Añade: “Siendo en este caso perfectamente legibles y editables la demanda y la totalidad de los documentos que la acompañan y no difiriendo del formato que se viene admitiendo sin excepción por la Sala en el resto de los procedimientos, entendemos que la exigencia de un formato específico exigido por un Real Decreto como el 1065/2015 mencionado, constituye un requisito exorbitante como para inadmitir a trámite una demanda, que solo puede ser inadmitida según el art 403 de la LEC «en los casos y por las causas expresamente previstas en la Ley de Enjuiciamiento Civil», sin perjuicio, evidentemente ,de que si alguno de los documentos aportados, pese a la oportunidad de subsanación, resultara ilegible o no editable, se tendría por no presentado”.
Conclusión
Nos guste o no somos abogados de un nuevo siglo donde las exigencias técnicas son obligatorias y como dice la Audiencia Vallisoletana los Abogados y Procuradores tienen que estar al día o pedir ayuda informática. El riesgo de inadmisión está ahí si no subsanamos a tiempo o no lo hacemos como exige esta normativa tan específica.
El Abogado práctico: cuestiones de práctica diaria
