¿Cómo aportar un correo electrónico como prueba?

Sandra Gamella Carballo

Directora de Sepín Nuevas Tecnologías

La incorporación al proceso de medios de prueba electrónicos, como el email, está ocasionando problemas en atención a la forma de realizarlo y en cuanto a su validez, tanto a abogados como a los Tribunales. En primer lugar vamos a analizar los principales preceptos legales aplicables.

En términos generales, con las excepciones de las distintas jurisdicciones, el artículo 299 de la ley de Enjuiciamiento Civil (LEC) indica cuales son los medios de prueba de que se podrá hacer uso en juicio, donde encontramos, el interrogatorio de las partes, documentos públicos, privados, dictamen de peritos, reconocimiento judicial, e interrogatorio de testigos. En el apartado 2, indica que también se admitirán, los medios de reproducción de la palabra, el sonido y la imagen, así como los instrumentos que permiten archivar y conocer o reproducir palabras, datos, cifras y operaciones matemáticas llevadas a cabo con fines contables o de otra clase, relevantes para el proceso.

En cuanto a la aportación el art. 267 LEC obliga a que: «Los documentos privados que hayan de aportarse se presentarán en original o mediante copia autenticada por el fedatario público competente y se unirán a los autos o se dejará testimonio de ellos, con devolución de los originales o copias fehacientes presentadas, si así lo solicitan los interesados. Estos documentos podrán ser también presentados mediante imágenes digitalizadas, incorporadas a anexos firmados electrónicamente.»

El momento general de la incorporación al proceso, tal y como establece el art 265.1.2º LEC será junto con la presentación de la demanda o contestación a la misma.

Por otro lado el art 3.5 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica (LFE), indica que se considerará  documento electrónico “la información de cualquier naturaleza en dicha forma, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado”. Calificandolo como documento privado si no cumple con los requisitos del apdo. 6 del mismo precepto.

Viendo el contenido de estos preceptos surge la duda acerca de qué tratamiento deben tener y la respuesta es, depende de su forma será considerada como prueba en soporte papel y será tratada como documental o en formato electrónico, cuyo régimen aplicable es el art 299.2 LEC. Aunque también puede acreditarse por medio de interrogatorio de parte, de testigos, pericial o incluso reconocimiento judicial. Se puede dar la situación de que se practiquen varios medios probatorios de manera cumulativa.

En cuanto a la validez en soporte el papel como prueba documental, suele ser una mera impresión del correo electrónico o incluso en ocasiones una transcripción, por tanto conforme a las reglas generales acerca del valor probatorio, el mismo dependerá de las conductas de las partes y del criterio judicial. Si no es impugnado su contenido, harán prueba plena en el proceso (art 326 LEC), en caso contrario, si una de las partes objeta acerca de su valía, la interesada podrá servirse de otros medios probatorios que lo ratifique, en este caso, lo conveniente y recomendable sería una prueba pericial. En todo caso, el Tribunal lo valorará conforme a las reglas de la sana crítica.

A modo de recomendación, resultaría conveniente aportar la cabecera del correo electrónico, que se trata de un código que incluye detalles sobre el mensaje, como la información del remitente, la del destinatario, los servidores que procesaron el mensaje durante su trayecto desde el remitente al destinatario, entre otros, para aportar una mayor seguridad de la veracidad del contenido del correo electrónico enviado o recibido dicha cabecera podrá ser certificado por terceros de confianza (art 25 Ley 34/2002, de 11 de julio, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico)

Por otro lado, el email puede ser considerado como medio electrónico, debemos tener en cuenta la definición dada por la Ley 59/2003, anteriormente reproducida, que establece un concepto abierto de documento electrónico, que no solo tendrá tal consideración los ficheros tipo Word, si no videos, sonido, imágenes… entre otros.  Aunque esta definición nos puede generar dudas acerca de la naturaleza de un contrato firmado en papel y digitalizado para la plataforma Lexnet, la ley 18/20111 dispone que “los documentos en papel que, conforme a lo dispuesto en las leyes procesales puedan o deban ser aportados por las partes en cualquier momento del procedimiento, deberán ser incorporados como anexo al documento principal mediante imagen digitalizada de la copia, si fueran públicos, o del original del documento obrante en papel, si se tratara de documentos privados…” teniendo por tanto carácter de prueba documental dicha situación.

Dada la naturaleza del email, se trata de un documento electrónico, que se va a diferenciar únicamente en el modo de aportación y visualización en la vista del juicio, pues tal y como se desprende de la Ley de Firma Electrónica, estos serán considerados como documentos privados (salvo determinadas excepciones como los firmados electrónicamente por funcionarios).

En cuanto al formato, debe ser electrónico como un fichero independiente, por ejemplo Outlook o Gmail, permiten descargarlo como un archivo. Con esta manera no será necesaria la aportación de la cabecera pues el propio archivo ya dispone de dicha información para ser consultada. También se deberá indicar el servidor en el que se encuentre el correo, y ponerlo a disposición del juzgado en caso de impugnación.

En cuanto a la impugnación de este medio de prueba, el art 326.3 LEC remite al art 3.2 LFE, pero esta última sólo hace referencia a documentos electrónicos con firma avanzada o reconocida, por lo que nuevamente sería recomendable la aportación del dictamen pericial. Siendo igualmente valorable por el Tribunal conforme a las reglas de la sana crítica.

Debemos tener en cuenta que el email  puede ser firmado digitalmente, mediante certificado o firma electrónica, en este caso quedará acreditado la integridad de su contenido y autenticidad.

Redes sociales y otros medios de prueba digital: WhatsApp, Facebook, Twitter, Skype, correo electrónico, Google Maps, GPS y cámaras de videovigilancia

2 comentarios en “¿Cómo aportar un correo electrónico como prueba?

  1. Los correos electrónicos pasan por servidores y en ese proceso se puede saber si es autentico o no. El Notario puede dar fe del correo, pero nunca de su contenido. Para que un correo electrónico sea valido y el juzgador no se encuentre en una encrucijada, es idónea que venga rubricado por un perito informático, de lo contrario, seguirán abriéndose causas que por ignoracia se ha fallado en contra. Un poco mas de capacitacion en este área.

  2. Yo aconsejo usar el sellado de tiempo cualificado disponible para lo privado y lo publico desde la entrada en vigor del reglamento eIDAS (UE 910/2014), que tiene además la ventaja de ser reconocido en UE28 y es el estándar reconocido de referencia en el resto del mundo.

    – Se guarda el email intercambiada en formato .eml en el propio PC o móvil (contiene todos los datos relevantes, el texto y los adjuntos del caso)
    – Se certifica con sellado de tiempo cualificado desde móvil o PC con los varios servicios online (cifrando antes el contenido por la GDPR si hay datos sensibles).
    – Se guardan los ficheros de certificaciones con la firma del sellado de tiempo del certificador.
    De esta manera se confiere «fecha cierta» y «Integridad» al documento electrónico de tipo email.

    Por transparencia, yo soy fundador de Certifydoc que justamente da este servicio en tiempo real y enviando un email de certificación como resultado. Hay mas herramientas online que ofrecen este servicio, se puede elegir libremente pero controlar que el sellado de tiempo cualificado sea proporcionado por un acreditado en la lista del país miembro o de la UE.

    Espero sea útil este comentario, creo que sea importante conocer las nuevas herramientas de legaltech y las nuevas normativas sobre las evidencias digitales; ambas existen desde hace muchos años pero solo ahora se empieza tenerlas en cuenta en los procesos judiciales o en las negociaciones extrajudiciales.

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